Un recurso, accesorio o papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.

IMPORTANCIA

En su correcta elaboración indica, además, un adecuado registro y veracidad en los estados financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo. Su importancia radica en que es un borrador que prepara el contador, con el propósito de elaborar, con base en ella, los principales estados financieros, como son el estado de ganancias y pérdidas, el balance general y el de superávit.

OBJETIVO

El objetivo de la hoja de trabajo es proporcionar oportunamente información contable en términos de unidades monetarias referida a la cuantificación de costos, gastos, ingresos, activo, pasivo y patrimonio de una empresa.

CARACTERÍSTICAS

Las características principales que identifican a una hoja de trabajo son:

·        Exponen saldos de cuentas proporcionados por el balance de comprobación.

·        Se prepara y emite periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista fiscalizador es cada año, sin embargo es recomendable emitirlo mensualmente.

·        No tiene columna destinada para fecha en razón de preparase periódicamente. Muchas de sus cuentas integrantes requieren de ajustes para una adecuada exposición. Sirve de base para la preparación de estados financieros.

·        No incluye asientos de ajuste, razón por la cual, la situación patrimonial y financiera, como también los resultados obtenidos, no está debidamente expuestos.

ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO

Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica:

Nombre de la empresa

El nombre expreso de Hoja de Trabajo.

El período del ciclo contable que cubre.

La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende:

• Una columna para escribir el nombre de las cuentas
• Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

1. Sección 1: Balance de Comprobación
2. Sección 2: Ajustes.
3. Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
4. Sección 4: Costo de Ventas
5. Sección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias.
6. Sección 5: Balance General.

MODELO DE UNA HOJA DE TRABAJO